- Pour les salariés, Kelio est l’espace personnel du logiciel RH choisi par l’employeur : pointage, compteurs d’heures, planning, demandes d’absence et dossier administratif.
- La connexion se fait avec un identifiant et un mot de passe transmis par l’entreprise.
- Les rubriques visibles dépendent des modules achetés et des droits attribués à chacun.
- En cas de blocage, le bon interlocuteur est le service RH ou l’administrateur interne, pas l’éditeur.
Vous venez d’arriver dans une entreprise équipée de Kelio, ou votre employeur vient de remplacer l’ancienne badgeuse ? Bonne nouvelle : l’outil est pensé pour que chaque collaborateur gère lui-même une partie de son suivi RH. Concrètement, un salarié y enregistre ses entrées et sorties, vérifie son solde de congés, dépose une demande d’absence et retrouve certaines informations de son dossier. Tout se joue dans un portail sécurisé par identifiant et mot de passe. Ce guide détaille les gestes utiles, les pièges classiques et les limites à connaître, sans jargon.
Kelio pour les salariés : à quoi sert vraiment l’espace collaborateur
Kelio est un éditeur français de logiciels de gestion des ressources humaines, historiquement lié au groupe Bodet, connu pour ses horloges et ses badgeuses. Sa solution couvre la gestion des temps, la paie et le contrôle d’accès, auxquels s’ajoutent des fonctions plus larges de SIRH. Pour l’entreprise, il s’agit d’un outil de pilotage. Pour le salarié, c’est surtout une porte d’entrée vers ses propres données.
Depuis la version 5 du progiciel, l’architecture repose sur un socle appelé « Core RH » : un dossier salarié dématérialisé qui alimente en temps réel les autres processus, du recrutement à la formation en passant par les entretiens, la carrière ou la gestion des temps. En pratique, cela signifie qu’une information mise à jour à un endroit (un changement de contrat, une nouvelle habilitation) se répercute ailleurs sans ressaisie.
Côté utilisateur, on retrouve généralement plusieurs familles de fonctions :
- Temps et activités : badgeage, consultation des heures réalisées, compteurs d’heures supplémentaires ou de récupération.
- Absences : demandes de congés payés, RTT ou autres motifs, suivi de leur validation.
- Planification : consultation du planning de l’équipe ou de ses propres horaires.
- Dossier administratif : données professionnelles, contrats, équipements de protection individuelle, habilitations ou rendez-vous de médecine du travail, selon ce que l’employeur choisit d’afficher.
Point essentiel : toutes les entreprises n’activent pas les mêmes briques. Certaines options sont vendues séparément, et l’employeur décide aussi qui voit quoi. Deux collègues dans deux sociétés différentes peuvent donc avoir des écrans très différents, alors qu’ils utilisent le même logiciel.
Se connecter à Kelio : identifiants, mot de passe et premiers réglages
L’accès au portail est protégé par un couple identifiant et mot de passe. Ces éléments ne sont pas créés par le salarié lui-même : c’est l’entreprise qui ouvre le compte, souvent au moment de l’arrivée, puis communique l’adresse du portail et les codes de première connexion. Si vous n’avez rien reçu après quelques jours, le réflexe est de relancer votre responsable ou les RH.
Lors du premier accès, il est fréquent de devoir personnaliser son mot de passe. Choisissez-le robuste et propre à cet usage, car le portail contient des informations personnelles. Selon la configuration retenue par l’employeur, l’espace peut aussi être consultable depuis un smartphone, via un navigateur ou une application dédiée. Ce n’est pas systématique : seule votre entreprise peut confirmer ce qui est ouvert, et dans quelles conditions (réseau interne, accès à distance, appareil professionnel ou personnel).
Une fois connecté, prenez cinq minutes pour faire le tour des menus. Repérer où se trouvent le compteur de congés, l’historique des pointages et le formulaire d’absence évite bien des recherches le jour où vous en aurez besoin.
Badger et contrôler ses heures avec Kelio
Le pointage reste l’usage numéro un pour la plupart des collaborateurs. Il peut se faire sur une borne physique à l’entrée du site, avec un badge, ou directement depuis l’ordinateur via un badgeage virtuel, selon l’organisation choisie. Le tableau ci-dessous résume les situations les plus courantes.
| Situation | Geste dans Kelio | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|---|
| Arrivée et départ du poste | Badge sur borne ou pointage en ligne | Que l’heure enregistrée correspond bien à la réalité |
| Pause déjeuner | Pointage de sortie puis de retour, si l’entreprise l’exige | Les règles internes sur les pauses décomptées ou non |
| Oubli de badgeage | Demande de régularisation ou signalement au manager | Le délai fixé en interne pour corriger |
| Déplacement ou télétravail | Saisie d’une activité ou d’un motif spécifique | Le code d’absence ou d’activité prévu par l’employeur |
| Fin de mois | Consultation des compteurs | Heures supplémentaires, récupérations, écarts éventuels |
Le bon réflexe consiste à consulter son relevé régulièrement, idéalement chaque semaine. Une anomalie repérée tôt se corrige facilement ; découverte au moment de la paie, elle demande plus d’échanges et peut décaler un paiement d’heures.
Gardez aussi en tête que le logiciel applique des règles paramétrées par l’entreprise : arrondis, plages fixes, seuils de déclenchement des heures supplémentaires. Si un calcul vous paraît incohérent, il ne s’agit pas forcément d’une panne. Il peut s’agir d’un paramétrage à expliquer, voire à revoir, d’où l’intérêt de poser la question aux RH avec un exemple précis (date, heures badgées, résultat affiché).
Poser un congé ou une absence via Kelio salariés
La demande d’absence dématérialisée est l’autre grand intérêt de l’outil. Le principe est simple : vous choisissez le motif, les dates, éventuellement la demi-journée, puis vous envoyez. La demande part alors vers le valideur désigné, souvent le manager direct, parfois un second niveau RH.
Vous pouvez ensuite suivre l’état de la demande : en attente, acceptée ou refusée. Une fois validée, l’absence vient en principe s’imputer sur le compteur correspondant et apparaît dans le planning de l’équipe. Avant d’envoyer, vérifiez votre solde disponible et les éventuelles périodes de fermeture ou de forte activité définies par l’entreprise, car le logiciel ne remplace pas les règles internes.
Pour les absences liées à un arrêt de travail ou à un événement familial, l’outil sert surtout de support administratif. Les justificatifs et les démarches à accomplir relèvent des règles de l’entreprise, de la convention collective et du droit applicable. En cas de doute, mieux vaut demander directement aux RH plutôt que de se fier à un intitulé de menu.
Données personnelles dans Kelio : ce que l’employeur gère et ce que vous pouvez consulter
Un logiciel RH centralise beaucoup d’informations : identité, contrat, horaires, absences, parfois habilitations ou suivi médical professionnel. Les gestionnaires RH disposent d’un module d’administration du personnel qui leur permet de créer et configurer les profils, d’agir sur les habilitations, de suivre les rendez-vous médicaux ou d’affecter des tâches issues de processus RH. Le salarié, lui, n’a accès qu’à la partie qui le concerne et que l’employeur a décidé de rendre visible.
Quelques repères utiles, à garder en tête avec prudence puisque chaque situation dépend de l’entreprise :
- Le traitement de vos données doit avoir une finalité claire (gestion du temps de travail, paie, sécurité) et vous devez en être informé.
- Le règlement européen sur la protection des données reconnaît aux personnes un droit d’accès et de rectification sur leurs informations. La CNIL publie des recommandations sur les outils de contrôle des horaires.
- Les dispositifs les plus sensibles, comme la biométrie, sont strictement encadrés. Si un tel système vous est proposé, renseignez-vous auprès des RH ou des représentants du personnel sur les garanties prévues.
Si une information vous semble inexacte (date d’entrée, intitulé de poste, solde de congés), signalez-la par écrit. Un message daté laisse une trace et facilite la correction.
L’entreprise Kelio : combien de salariés derrière le logiciel
La requête « kelio salariés » est parfois tapée par des personnes qui cherchent la taille de l’éditeur, par exemple dans le cadre d’une candidature ou d’un appel d’offres. Les chiffres disponibles varient selon la date et la source. Lors de la présentation de sa version 5, l’entreprise annonçait environ 520 collaborateurs et un chiffre d’affaires de 68,1 millions d’euros en 2022. Une fiche fournisseur plus récente, non datée, évoque un effectif compris entre 647 salariés et 700 collaborateurs environ.
Retenez donc une fourchette : quelques centaines de personnes, entre 500 et 700 selon les périodes, ce qui place Kelio parmi les acteurs français de taille intermédiaire du secteur SIRH. L’éditeur figure par ailleurs au catalogue de l’UGAP, la centrale d’achat public, ce qui facilite son adoption par des structures publiques.
Erreurs fréquentes des collaborateurs sur Kelio et bons réflexes
La plupart des difficultés rencontrées ne viennent pas du logiciel lui-même mais de petites habitudes. Voici celles qui reviennent le plus souvent, avec la parade associée.
- Badger pour un collègue : c’est généralement interdit par le règlement intérieur et peut avoir des conséquences disciplinaires. Chacun pointe pour soi.
- Laisser s’accumuler les oublis : plus la régularisation est tardive, plus elle est difficile à justifier.
- Poser un congé sans vérifier le solde : la demande peut être refusée ou créer un compteur négatif.
- Partager son mot de passe : toute action réalisée depuis votre compte vous est attribuée.
- Interpréter seul un écart d’heures : une règle de calcul peut expliquer ce qui ressemble à une erreur. Demandez une explication avant de conclure.
Ces réflexes simples rendent l’outil fiable pour vous comme pour votre employeur, et limitent les discussions au moment de la paie.
Kelio salariés : réponses aux situations concrètes
J’ai oublié mon mot de passe Kelio, que faire ?
Selon la configuration, une fonction de réinitialisation peut être proposée sur la page de connexion. Si elle n’existe pas ou ne fonctionne pas, contactez le service RH ou l’administrateur interne de l’outil : ce sont eux qui gèrent les comptes utilisateurs.
Un oubli de badgeage peut-il être corrigé après coup ?
Oui, dans la plupart des organisations. La correction passe soit par une demande de régularisation dans l’outil, soit par votre manager. Des délais internes s’appliquent souvent, il vaut donc mieux agir dès que vous constatez l’oubli.
Les heures affichées dans Kelio servent-elles à calculer la paie ?
Lorsque l’entreprise a relié la gestion des temps à la paie, les compteurs validés alimentent les éléments variables du bulletin, comme les heures supplémentaires. D’où l’importance de vérifier vos relevés avant la clôture mensuelle.
Pourquoi certaines rubriques n’apparaissent-elles pas dans mon espace ?
Les modules disponibles dépendent de ce que l’employeur a souscrit et des droits attribués à votre profil. Un collègue manager peut ainsi voir des écrans de validation absents de votre compte. Ce n’est pas un dysfonctionnement.
Faut-il contacter l’éditeur Kelio en cas de problème ?
Non. Le support de l’éditeur s’adresse à l’entreprise cliente, pas aux salariés utilisateurs. Votre interlocuteur reste le service RH, le service informatique ou le référent désigné en interne, qui remontera le problème si nécessaire.
